Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 15 oktober 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Mindcare is praktijksoftware die door zorgpraktijken wordt gebruikt. Voor de persoonsgegevens die via Mindcare over u worden verwerkt is de praktijk waar u in behandeling bent de verwerkingsverantwoordelijke. Richt uw privacyvragen in de eerste plaats aan die praktijk.

De naam, het adres en het contactadres van uw eigen praktijk vindt u onderaan in uw cliëntportaal, en in de privacyverklaring van uw praktijk die u daar kan openen. Die verklaring beschrijft de verwerking door uw praktijk; de pagina die u nu leest beschrijft de toepassing zelf.

Waarom die gegevens hier niet staan: deze pagina is openbaar en wordt door elke praktijk gedeeld, dus zij weet niet bij wélke praktijk u in behandeling bent. Wij tonen de praktijkgegevens daarom uitsluitend daar waar dat wél bekend is — in uw eigen cliëntportaal. Zo staat er nooit een verkeerde praktijk op uw scherm, en zijn de adresgegevens van praktijken niet zonder meer voor iedereen opvraagbaar.

Mindcare wordt ontwikkeld, gehost en beheerd door:

Jeroen Prossé (natuurlijk persoon, eenmanszaak)
Adres: Rode Kruisstraat 7, 2430 Laakdal, België
Ondernemingsnummer: BE 0663.583.829
Contact over de toepassing: jeroen@jeroenprosse.com — antwoord binnen 2 werkdagen, geen 24/7-dienst
Functionaris voor gegevensbescherming: de aanstelling van een FG wordt juridisch getoetst — vragen over de toepassing verlopen intussen via bovenstaand contact.

Wij ontwikkelen en hosten Mindcare en verwerken de gegevens in uw dossier uitsluitend in opdracht van uw praktijk: wij bepalen doel noch middelen van de verwerking, nemen geen kennis van de inhoud van dossiers behalve als dat strikt nodig is voor technisch onderhoud, het oplossen van een incident of op uitdrukkelijk verzoek van uw praktijk (zie §9), verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties. Binnen Mindcare zijn de praktijken strikt van elkaar afgeschermd (zie §9).

2. Wie gebruikt Mindcare

Mindcare is een besloten toepassing voor zorgpraktijken en hun behandelaars. Cliënten hebben enkel toegang tot een persoonlijk, afgeschermd cliëntportaal van hun eigen praktijk. De toepassing zelf is geen publieke dienst en is niet bedoeld voor gebruik door personen buiten de praktijk; de aanmeldformulieren van een praktijk zijn wel publiek toegankelijk, zodat u zich kan aanmelden zonder account.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Identificatie- en contactgegevens van cliënten (naam, contactgegevens, aanmeldgegevens).
Afspraak- en agendagegevens.
Zorggerelateerde gegevens (sessienotities, vragenlijsten, dossiergegevens) — bijzondere categorieën in de zin van art. 9 AVG, verwerkt op basis van de zorgcontext.
Accountgegevens van behandelaars.
Interne berichten tussen medewerkers (teamchat en privéberichten); bewaartermijn 365 dagen; geen onderdeel van het cliëntdossier.
Optioneel, na expliciete koppeling: gegevens uit het Google-account van de behandelaar (zie §5).
Bij het invullen van een publiek aanmeldformulier: de gegevens die u zelf invult, plus de technische gegevens die de captcha-controle verwerkt (zie §6).
Technische foutmeldingen: loopt de toepassing of het cliëntportaal in uw browser vast, dan bewaren wij een foutbericht om de fout op te lossen. Het bevat de foutomschrijving, het browsertype, de pagina zonder zoekparameters en, als iemand aangemeld is, het account en de praktijk. Het wordt na 30 dagen gewist.

4. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken deze gegevens voor het beheren van de zorgrelatie: afsprakenbeheer, dossiervoering, communicatie met cliënten en administratieve opvolging. Concreet steunen wij op de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van de behandelovereenkomst (art. 6.1.b AVG) — om u psychologische zorg te kunnen bieden.
Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) — het bijhouden en bewaren van een patiëntendossier en de administratieve verplichtingen die daarbij horen.
Zorgverlening onder beroepsgeheim (art. 9.2.h AVG) — voor het verwerken van uw gezondheidsgegevens in uw dossier. Hiervoor is uw toestemming niet nodig, en u kan deze grondslag ook niet intrekken; uw andere rechten blijven wel gelden (zie §8).
Uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a AVG) — voor koppelingen en verstrekkingen die u afzonderlijk goedkeurt: de koppeling met uw agenda of contacten, spraakdictaat, terugkoppeling aan uw huisarts, en het bewaren van de vragenlijsten, dagboeknotities en oefeningen die u zelf instuurt. Deze toestemming kan u op elk moment intrekken.
Vitaal belang (art. 9.2.c AVG) — in crisissituaties waarin uw veiligheid of die van anderen in gevaar komt.

5. Gebruik van Google-gebruikersgegevens

Een behandelaar kan er vrijwillig voor kiezen zijn of haar eigen Google-account aan Mindcare te koppelen. Deze koppeling is optioneel, per behandelaar, en wordt pas actief nadat de behandelaar er in het Google-toestemmingsscherm expliciet toestemming voor geeft. Mindcare vraagt uitsluitend de volgende Google-machtigingen (scopes):

Google-machtiging (scope)	Waartoe wij ze gebruiken
`.../auth/calendar.events` Google Agenda-afspraken	Afspraken die in Mindcare worden aangemaakt, gewijzigd of geannuleerd, worden aangemaakt/bijgewerkt/verwijderd in de eigen Google-agenda van de behandelaar. Wij wijzigen of verwijderen geen andere agenda-items. Start de behandelaar zelf een hersynchronisatie, dan lezen wij eenmalig de agenda-items in het gekozen tijdvenster (standaard 60 dagen terug en 400 dagen vooruit) om dubbels te herkennen; wij bewaren daar niets van en raken alleen items aan die Mindcare zelf heeft aangemaakt. Wat er in een agenda-item staat: datum, begin- en eindtijd, duur, het type sessie, de locatie, de status, en de cliënt — standaard met initialen, als de praktijk of de behandelaar dat kiest met de neutrale aanduiding «Cliëntsessie» of met de volledige naam. Bij een online afspraak (of als de behandelaar dat voor al zijn of haar afspraken instelt) maakt Google er een Meet-link bij; neemt er een therapiedier deel aan de sessie, dan staat ook de naam van het dier erin. Er gaan geen e-mailadres, telefoonnummer, dossiergegevens of notities mee, en de cliënt wordt niet als genodigde toegevoegd. In een verborgen eigenschapsveld van het item staan wel twee interne kenmerken van Mindcare: het nummer van de afspraak en het nummer van de behandelaar, geen cliëntnaam. Kiest de behandelaar een agenda die met anderen gedeeld is, dan zien die anderen de items volgens de deelinstellingen van die agenda.
`.../auth/contacts` Google Contacten	Wanneer de behandelaar dit kiest, wordt een cliëntcontact (voornaam, achternaam en gsm-nummer; geen e-mailadres, adres of dossiergegevens) aangemaakt of bijgewerkt in de eigen Google Contacten van de behandelaar.
`.../auth/calendar.calendarlist.readonly` Lijst van Google-agenda's (alleen-lezen)	Wij lezen enkel de lijst van agenda's waarover de behandelaar beschikt, zodat hij of zij kan kiezen naar welke agenda de Mindcare-afspraken worden gesynchroniseerd. Met deze machtiging lezen wij geen inhoud; inhoud lezen wij uitsluitend zoals hierboven bij de agenda-machtiging beschreven.

Opslag

Mindcare bewaart een beveiligd Google-vernieuwingstoken (refresh token) van de behandelaar om de synchronisatie namens de behandelaar te kunnen uitvoeren. Dit token wordt versleuteld opgeslagen en is uitsluitend aan het account van de betrokken behandelaar gekoppeld. Wij bewaren geen kopie van de volledige Google-agenda of het volledige Google-adresboek.

Wij verkopen Google-gebruikersgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Wij dragen Google-gebruikersgegevens niet over aan derden, behalve voor zover strikt noodzakelijk om de dienst te leveren (onze hostingsubverwerker Google Cloud/Firebase), om te voldoen aan de wet, of om de veiligheid te waarborgen.

Intrekken en verwijderen

De behandelaar kan de koppeling op elk moment verbreken in de instellingen van Mindcare of via de Google-accountpagina (Apps met toegang tot uw account). Bij het verbreken wordt het bewaarde token ongeldig gemaakt en verwijderd; er wordt daarna niets meer met het Google-account gedaan.

Limited Use-verklaring

Het gebruik en de overdracht door Mindcare van informatie die is ontvangen via Google API's, houdt zich aan het Google API Services User Data Policy, met inbegrip van de Limited Use-vereisten. Google-gebruikersgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de hierboven beschreven, voor de gebruiker zichtbare functies.

6. Verwerkers en doorgifte buiten de Europese Unie

Voor de werking van Mindcare schakelen wij de volgende verwerkers in. De Google-koppeling onderaan is geen verwerker maar een ontvanger: uw behandelaar activeert die zelf, onder verantwoordelijkheid van de praktijk.

Google Cloud / Firebase — database, hosting, aanmelding en bestandsopslag. De servercomponenten van Mindcare draaien in de Google Cloud-regio europe-west1.
hCaptcha (Intuition Machines, Inc., Verenigde Staten) — controleert op onze publieke aanmeldformulieren of een aanvraag door een mens wordt ingediend en niet door een computerprogramma. Daarbij wordt uw IP-adres verwerkt: uw browser laadt het hCaptcha-script rechtstreeks bij hCaptcha, en onze server geeft uw IP-adres mee wanneer hij uw antwoord laat controleren. Volgens hun eigen privacyverklaring verwerkt hCaptcha daarnaast interactiegegevens zoals muisbewegingen, scrollpositie, toetsaanslagen en aanraakgebeurtenissen.
Google reCAPTCHA (via Firebase App Check) — bewaakt het cliëntportaal, de wachtwoordpagina en de mobiele app op geautomatiseerd misbruik (zie §10).
E-mailverzending — uitgaande e-mail vertrekt via de e-mailprovider van uw behandelaar. Standaard is dat one.com; een behandelaar kan ook Gmail, Outlook, Yahoo of een eigen mailserver instellen. Kiest uw behandelaar een provider buiten de EU, dan verlaat de inhoud van die e-mail de EU.
Systeemmails van Mindcare zelf — berichten die Mindcare zelf aan praktijken stuurt (bijvoorbeeld beveiligingsmeldingen) vertrekken via one.com, binnen de EU.
Google Agenda, Google Contacten en Google Meet — enkel wanneer uw behandelaar de Google-koppeling activeert (zie §5). Wordt uw afspraak online gehouden, dan verloopt het gesprek via Google Meet.
Spraakdienst van de browser — enkel wanneer uw behandelaar een sessienotitie inspreekt in plaats van typt (spraakdictaat, zie §4). De browser van uw behandelaar stuurt de audio dan naar de spraakherkenningsdienst van de maker van die browser (in Google Chrome is dat Google), dus buiten Mindcare, en zet de uitgeschreven tekst in de notitie. Net als de Google-koppeling schakelt uw behandelaar dit zelf in, onder verantwoordelijkheid van de praktijk.

Uw dossier zelf staat op servers binnen de Europese Unie. Voor de hierboven genoemde ondersteunende diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt worden, in het bijzonder in de Verenigde Staten. Google en Intuition Machines (hCaptcha) verklaren zich voor die doorgifte te beroepen op het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit nam (art. 45 AVG), en daarnaast op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46.2.c AVG). Via die lijst kan u hun actuele certificering nagaan.

7. Bewaartermijnen

Zorggerelateerde dossiergegevens bewaren wij 30 jaar na de laatste sessie. Art. 35 van de Wet van 22 april 2019 inzake de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg legt op het patiëntendossier minimaal 30 jaar en maximaal 50 jaar te bewaren, te rekenen vanaf het laatste patiëntencontact; wij houden de wettelijke minimumtermijn aan. Zodra die termijn verstrijkt, wordt uw dossier beoordeeld en vernietigd; dat gebeurt niet automatisch op de dag zelf. Vraagt u tussentijds om verwijdering, dan wissen wij wat wij niet wettelijk moeten bewaren.

Google-koppelingstokens worden bewaard zolang de koppeling actief is en worden verwijderd bij het verbreken ervan.

Back-ups. Back-ups worden na 30 dagen verwijderd; technisch kan een kopie tot 40 dagen bestaan (herstelbuffer bij de cloudprovider en de maandelijkse offline kopie). Gewiste gegevens kunnen dus nog tot 40 dagen in een versleutelde back-up staan. Wij gebruiken back-ups alleen om na een storing of incident te herstellen. Van elke wissing houden wij een regel bij met alleen een code en de datum, zonder uw naam of contactgegevens; na een herstel passen wij die wissingen opnieuw toe voordat de toepassing weer in gebruik gaat.

8. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage (art. 15) — u kan een kopie vragen van uw dossier, inclusief de concepten van ereloonnota's die over u zijn voorbereid.
Recht op correctie (art. 16) — u kan onjuiste gegevens laten aanpassen.
Recht op verwijdering (art. 17) — binnen de grenzen van de wettelijke bewaarplicht.
Recht op beperking (art. 18) — u kan vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
Recht op overdraagbaarheid (art. 20) — u kan een machineleesbare kopie vragen.
Recht op bezwaar (art. 21) — u kan zich verzetten tegen bepaalde verwerkingen.
Recht om uw toestemming in te trekken (art. 7.3) — voor de verwerkingen die op uw toestemming berusten: de koppelingen met uw agenda of contacten, spraakdictaat, de terugkoppeling aan uw huisarts, en het bewaren van de vragenlijsten, dagboeknotities en oefeningen die u zelf instuurt. Intrekken heeft geen gevolg voor verwerkingen van vóór uw intrekking. Uw dossier zelf berust op de zorgrelatie (§4) en niet op toestemming; het kan daarom niet op die grond worden stopgezet. Uw rechten op inzage, correctie, beperking en bezwaar blijven onverkort gelden.

Cliënten kunnen een verzoek digitaal indienen via het cliëntportaal. U kan het ook per e-mail richten aan uw eigen praktijk, die als verwerkingsverantwoordelijke over uw verzoek beslist; de contactgegevens staan in uw portaal (zie §1). Uw praktijk reageert zo snel mogelijk: binnen 15 dagen voor inzage in uw dossier en binnen 30 dagen voor de overige verzoeken. De wettelijke maximumtermijn is één maand, die bij complexe of talrijke verzoeken met twee maanden kan worden verlengd (art. 12.3 AVG); van zo'n verlenging brengen wij u op de hoogte.

9. Beveiliging

Mindcare past passende technische en organisatorische maatregelen toe: versleutelde verbindingen, toegangscontrole per praktijk en per rol, strikte afscherming tussen praktijken en logging van gevoelige handelingen. Binnen uw eigen praktijk is uw dossier raadpleegbaar voor de behandelaars van die praktijk — op grond van het gedeeld beroepsgeheim, voor waarneming en continuïteit van zorg — en dus niet uitsluitend voor uw eigen behandelaar; elke raadpleging van gevoelige gegevens wordt gelogd.

Wie bij de beheerder toegang heeft. Bij de beheerder van Mindcare heeft uitsluitend Jeroen Prossé technische toegang tot de gegevens; er is geen personeel. Hij gebruikt die toegang alleen voor technisch onderhoud, het oplossen van een incident of op uitdrukkelijk verzoek van uw praktijk, is gebonden aan geheimhouding en houdt van elke toegang een logboek bij.

Een beveiligingsprobleem melden. Denkt u een kwetsbaarheid gevonden te hebben in Mindcare (mindcare-v2.web.app, inclusief het cliëntportaal)? Meld het per e-mail aan jeroen@jeroenprosse.com met "SECURITY" in het onderwerp, en vermeld de betrokken pagina of URL, de stappen om het probleem te reproduceren en wat u verwachtte te zien. Wij streven ernaar u binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging te sturen en binnen tien werkdagen te laten weten of wij de melding als geldig beschouwen. Er is geen beloningsprogramma en wij werken niet met versleutelde meldingen (PGP).

Wij vragen u daarbij het volgende: stop zodra u gegevens ziet die niet van u zijn — bekijk ze niet verder, bewaar of deel ze niet, en beschrijf enkel wat u zag. Mindcare verwerkt gezondheidsgegevens; één opgehaald dossier is op zichzelf al een datalek. Test op een eigen account, gebruik geen echte cliëntgegevens en voer geen overbelastingstests uit. Publiceer een bevinding niet binnen 90 dagen na uw melding zonder overleg. Wie zich aan deze regels houdt, hoeft van ons geen juridische stappen te vrezen.

10. Cookies en opslag op uw toestel

Mindcare plaatst zelf geen cookies: geen analyse-, marketing- of advertentiecookies en geen trackers. Wat Mindcare wel op uw toestel bewaart, is strikt nodig om de toepassing te laten werken:

Aanmelding — in de behandelaarsapp blijft een behandelaar aangemeld zolang het browservenster open is; in de mobiele app blijft hij of zij aangemeld tot hij of zij zich afmeldt.
Werkcache van de behandelaarsapp — om vlot te werken bewaart de behandelaarsapp een kopie van de dossiergegevens waarmee de behandelaar werkt, sessienotities inbegrepen, in de browseropslag van het toestel. Die kopie wordt gewist bij afmelden en bij automatische afmelding. Wie alleen het venster sluit, laat ze staan: meld u daarom eerst af, zeker op een gedeeld toestel.
Voorkeuren — taal, thema en weergavekeuzes.
Concepten van behandelaars — een notitie die nog niet bewaard is, blijft als concept in de browseropslag van dat toestel staan. Afmelden wist alle concepten. Wat iemand in een oefenwerkblad typt, blijft alleen bewaard zolang dat venster open is.
Cliëntportaal — antwoorden en inzendingen die u nog niet verzonden heeft, worden tijdelijk op uw toestel bewaard, gekoppeld aan uw persoonlijke link. Ze worden na 48 uur gewist, en meteen zodra op hetzelfde toestel een andere portaallink geopend wordt. Welke berichten u al gelezen heeft, houdt uw toestel ook bij. Gebruikt u een gedeeld toestel, wis dan na gebruik de browsergegevens.
Beveiliging — een teller van mislukte aanmeldpogingen, gekoppeld aan een deel van het e-mailadres (na vijf pogingen binnen 15 minuten wordt het adres 30 minuten geblokkeerd), en een tijdelijke markering voor de tweestapsverificatie, die verdwijnt wanneer u het browservenster sluit.
Offline-cache — de service worker bewaart de opmaak en programmacode van de toepassing, zodat ze sneller laadt. Daarin zitten geen dossiergegevens.

Diensten van derden. Op de publieke aanmeldformulieren laadt uw browser hCaptcha; in het cliëntportaal, op de wachtwoordpagina en in de mobiele app laadt Firebase App Check Google reCAPTCHA. Beide dienen uitsluitend om misbruik door geautomatiseerde programma's te voorkomen, en kunnen daarvoor op hun eigen domein cookies of opslag gebruiken (zie §6). Mindcare leest die niet.

U kan de browseropslag altijd zelf wissen via de instellingen van uw browser. U moet dan opnieuw inloggen, en wat nog niet verzonden of bewaard was, gaat verloren.

11. Datalekken

Uw praktijk meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur na kennisname aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden (art. 33 AVG). Stellen wij als beheerder van de toepassing een inbreuk vast, dan brengen wij uw praktijk daarvan zonder onredelijke vertraging op de hoogte, uiterlijk binnen 48 uur na kennisname (art. 33.2 AVG). Houdt de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico in voor uw rechten en vrijheden, dan wordt u die onverwijld ook rechtstreeks meegedeeld (art. 34 AVG). Van elke inbreuk wordt intern een register bijgehouden.

12. Klachten en toezicht

Bent u niet tevreden over hoe met uw gegevens wordt omgegaan, neem dan eerst contact op met uw eigen praktijk, of met ons als het over de toepassing zelf gaat. Komt u er zo niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid actualiseren. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan.

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 15 octobre 2026

1. Responsable du traitement

Mindcare est un logiciel de gestion de cabinet utilisé par des cabinets de soins. Pour les données à caractère personnel vous concernant qui sont traitées via Mindcare, c'est le cabinet où vous êtes suivi qui est le responsable du traitement. Adressez vos questions relatives à la vie privée en premier lieu à ce cabinet.

Le nom, l'adresse et l'adresse de contact de votre propre cabinet figurent au bas de votre portail client, ainsi que dans la déclaration de confidentialité de votre cabinet que vous pouvez y ouvrir. Cette déclaration décrit le traitement effectué par votre cabinet ; la page que vous lisez maintenant décrit l'application elle-même.

Pourquoi ces données ne figurent pas ici : cette page est publique et partagée par tous les cabinets, elle ne sait donc pas auprès de quel cabinet vous êtes suivi. Nous n'affichons les données du cabinet que là où celui-ci est connu — dans votre propre portail client. Ainsi, un mauvais cabinet ne s'affiche jamais à l'écran, et les coordonnées des cabinets ne sont pas consultables par n'importe qui.

Mindcare est développé, hébergé et géré par :

Jeroen Prossé (personne physique, entreprise individuelle)
Adresse : Rode Kruisstraat 7, 2430 Laakdal, Belgique
Numéro d'entreprise : BE 0663.583.829
Contact concernant l'application : jeroen@jeroenprosse.com — réponse dans les 2 jours ouvrables, pas de service 24/7
Délégué à la protection des données : la désignation d'un DPD fait l'objet d'un examen juridique — entre-temps, les questions concernant l'application passent par le contact ci-dessus.

Nous développons et hébergeons Mindcare et traitons les données de votre dossier exclusivement pour le compte de votre cabinet : nous ne déterminons ni les finalités ni les moyens du traitement, nous ne prenons pas connaissance du contenu des dossiers sauf si cela est strictement nécessaire pour la maintenance technique, la résolution d'un incident ou à la demande expresse de votre cabinet (voir §9), nous ne vendons aucune donnée et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Au sein de Mindcare, les cabinets sont strictement cloisonnés les uns des autres (voir §9).

2. Qui utilise Mindcare

Mindcare est une application à accès restreint destinée aux cabinets de soins et à leurs thérapeutes. Les clients n'ont accès qu'à un portail client personnel et protégé de leur propre cabinet. L'application elle-même n'est pas un service public et n'est pas destinée à être utilisée par des personnes extérieures au cabinet ; les formulaires d'inscription d'un cabinet sont en revanche accessibles au public, afin que vous puissiez vous inscrire sans compte.

3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous

Données d'identification et coordonnées des clients (nom, coordonnées, données d'inscription).
Données de rendez-vous et d'agenda.
Données liées aux soins (notes de séance, questionnaires, données de dossier) — catégories particulières au sens de l'art. 9 RGPD, traitées dans le cadre de la relation de soins.
Données de compte des thérapeutes.
Messages internes entre collaborateurs (chat d'équipe et messages privés) ; durée de conservation 365 jours ; ne font pas partie du dossier du client.
Facultatif, après liaison explicite : données provenant du compte Google du thérapeute (voir §5).
Lors du remplissage d'un formulaire d'inscription public : les données que vous saisissez vous-même, ainsi que les données techniques traitées par le contrôle captcha (voir §6).
Messages d'erreur techniques : si l'application ou le portail client se bloque dans votre navigateur, nous conservons un message d'erreur afin de corriger le problème. Il contient la description de l'erreur, le type de navigateur, la page sans paramètres de recherche et, si quelqu'un est connecté, le compte et le cabinet. Il est effacé après 30 jours.

4. Finalités et base légale

Nous traitons ces données pour la gestion de la relation de soins : gestion des rendez-vous, tenue du dossier, communication avec les clients et suivi administratif. Concrètement, nous nous appuyons sur les bases légales suivantes :

Exécution du contrat de soins (art. 6.1.b RGPD) — afin de pouvoir vous offrir des soins psychologiques.
Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) — la tenue et la conservation d'un dossier patient ainsi que les obligations administratives qui y sont liées.
Prestation de soins sous secret professionnel (art. 9.2.h RGPD) — pour le traitement de vos données de santé dans votre dossier. Votre consentement n'est pas requis à ce titre et vous ne pouvez pas retirer cette base légale ; vos autres droits restent d'application (voir §8).
Consentement explicite (art. 9.2.a RGPD) — pour les liaisons et communications que vous approuvez séparément : la liaison avec votre agenda ou vos contacts, la dictée vocale, le retour d'information à votre médecin généraliste, et la conservation des questionnaires, notes de journal et exercices que vous transmettez vous-même. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
Intérêt vital (art. 9.2.c RGPD) — en situation de crise mettant en danger votre sécurité ou celle d'autrui.

5. Utilisation des données utilisateur Google

Un thérapeute peut choisir librement de lier son propre compte Google à Mindcare. Cette liaison est facultative, propre à chaque thérapeute, et ne devient active qu'après que le thérapeute a donné son consentement explicite dans l'écran d'autorisation de Google. Mindcare demande uniquement les autorisations Google (scopes) suivantes :

Autorisation Google (scope)	À quoi nous les utilisons
`.../auth/calendar.events` Rendez-vous Google Agenda	Les rendez-vous créés, modifiés ou annulés dans Mindcare sont créés, mis à jour ou supprimés dans l'agenda Google personnel du thérapeute. Nous ne modifions ni ne supprimons aucun autre élément de l'agenda. Si le thérapeute lance lui-même une resynchronisation, nous lisons une seule fois les éléments de l'agenda dans la fenêtre temporelle choisie (par défaut 60 jours en arrière et 400 jours en avant) afin de reconnaître les doublons ; nous n'en conservons rien et ne touchons qu'aux éléments créés par Mindcare elle-même. Contenu d'un élément d'agenda : la date, l'heure de début et de fin, la durée, le type de séance, le lieu, le statut, et le client — par défaut sous forme d'initiales, ou, si le cabinet ou le thérapeute le choisit, sous la mention neutre « Cliëntsessie » ou avec le nom complet. Pour un rendez-vous en ligne (ou si le thérapeute l'active pour tous ses rendez-vous), Google y ajoute un lien Meet ; si un animal thérapeutique participe à la séance, le nom de l'animal y figure également. Aucune adresse e-mail, aucun numéro de téléphone, aucune donnée de dossier ni aucune note n'est transmis, et le client n'est pas ajouté comme invité. Un champ de propriétés masqué de l'élément contient toutefois deux identifiants internes de Mindcare : le numéro du rendez-vous et celui du thérapeute, sans nom de client. Si le thérapeute choisit un agenda partagé avec d'autres personnes, celles-ci voient les éléments selon les paramètres de partage de cet agenda.
`.../auth/contacts` Google Contacts	Lorsque le thérapeute le choisit, un contact client (prénom, nom et numéro de GSM ; ni adresse e-mail, ni adresse, ni données de dossier) est créé ou mis à jour dans ses propres Google Contacts.
`.../auth/calendar.calendarlist.readonly` Liste des agendas Google (lecture seule)	Nous lisons uniquement la liste des agendas dont dispose le thérapeute, afin qu'il ou elle puisse choisir vers quel agenda les rendez-vous Mindcare sont synchronisés. Cette autorisation ne nous permet de lire aucun contenu ; nous ne lisons du contenu que de la manière décrite ci-dessus pour l'autorisation relative à l'agenda.

Stockage

Mindcare conserve un jeton d'actualisation Google (refresh token) sécurisé du thérapeute afin de pouvoir effectuer la synchronisation en son nom. Ce jeton est stocké sous forme chiffrée et est exclusivement lié au compte du thérapeute concerné. Nous ne conservons aucune copie de l'agenda Google complet ni du carnet d'adresses Google complet.

Partage

Nous ne vendons pas les données utilisateur Google et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Nous ne transmettons pas de données utilisateur Google à des tiers, sauf dans la mesure strictement nécessaire à la fourniture du service (notre sous-traitant ultérieur d'hébergement Google Cloud/Firebase), pour nous conformer à la loi ou pour garantir la sécurité.

Révocation et suppression

Le thérapeute peut rompre la liaison à tout moment dans les paramètres de Mindcare ou via la page de son compte Google (Applications ayant accès à votre compte). Lors de la rupture de la liaison, le jeton conservé est invalidé et supprimé ; plus rien n'est ensuite effectué avec le compte Google.

Déclaration Limited Use

L'utilisation et le transfert par Mindcare des informations reçues via les API de Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use. Les données utilisateur Google sont utilisées exclusivement pour les fonctionnalités visibles par l'utilisateur décrites ci-dessus.

6. Sous-traitants et transferts en dehors de l'Union européenne

Pour le fonctionnement de Mindcare, nous faisons appel aux sous-traitants suivants. La liaison Google en bas de liste n'est pas un sous-traitant mais un destinataire : votre thérapeute l'active lui-même, sous la responsabilité du cabinet.

Google Cloud / Firebase — base de données, hébergement, authentification et stockage de fichiers. Les composants serveur de Mindcare fonctionnent dans la région Google Cloud europe-west1.
hCaptcha (Intuition Machines, Inc., États-Unis) — vérifie sur nos formulaires d'inscription publics qu'une demande est bien introduite par une personne et non par un programme informatique. Votre adresse IP est traitée à cette occasion : votre navigateur charge le script hCaptcha directement auprès de hCaptcha, et notre serveur transmet votre adresse IP lorsqu'il fait vérifier votre réponse. Selon sa propre déclaration de confidentialité, hCaptcha traite en outre des données d'interaction telles que les mouvements de souris, la position de défilement, les frappes au clavier et les événements tactiles.
Google reCAPTCHA (via Firebase App Check) — surveille le portail client, la page de mot de passe et l'application mobile afin de détecter les usages automatisés abusifs (voir §10).
Envoi d'e-mails — les e-mails sortants partent via le fournisseur de messagerie de votre thérapeute. Il s'agit par défaut de one.com ; un thérapeute peut également configurer Gmail, Outlook, Yahoo ou son propre serveur de messagerie. Si votre thérapeute choisit un fournisseur situé hors UE, le contenu de cet e-mail quitte l'UE.
E-mails système de Mindcare — les messages que Mindcare envoie lui-même aux cabinets (par exemple les alertes de sécurité) partent via one.com, au sein de l'UE.
Google Agenda, Google Contacts et Google Meet — uniquement lorsque votre thérapeute active la liaison Google (voir §5). Si votre rendez-vous se déroule en ligne, l'entretien passe par Google Meet.
Service vocal du navigateur — uniquement lorsque votre thérapeute dicte une note de séance au lieu de la taper (dictée vocale, voir §4). Le navigateur de votre thérapeute envoie alors l'audio au service de reconnaissance vocale de l'éditeur de ce navigateur (dans Google Chrome, il s'agit de Google), donc en dehors de Mindcare, et insère le texte transcrit dans la note. Comme la liaison Google, votre thérapeute l'active lui-même, sous la responsabilité du cabinet.

Votre dossier lui-même est hébergé sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Pour les services de support mentionnés ci-dessus, des données peuvent être traitées en dehors de l'Espace économique européen, en particulier aux États-Unis. Google et Intuition Machines (hCaptcha) déclarent fonder ce transfert sur le EU-U.S. Data Privacy Framework, pour lequel la Commission européenne a adopté une décision d'adéquation (art. 45 RGPD), ainsi que sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46.2.c RGPD). Cette liste vous permet de vérifier leur certification actuelle.

7. Délais de conservation

Nous conservons les données de dossier liées aux soins 30 ans après la dernière séance. L'art. 35 de la loi du 22 avril 2019 relative à la qualité de la pratique des soins de santé impose de conserver le dossier patient au minimum 30 ans et au maximum 50 ans à compter du dernier contact avec le patient ; nous appliquons le délai légal minimum. À l'expiration de ce délai, votre dossier est évalué puis détruit ; cela ne se produit pas automatiquement le jour même. Si vous demandez une suppression entre-temps, nous effaçons ce que nous ne sommes pas légalement tenus de conserver.

Les jetons de liaison Google sont conservés tant que la liaison est active et sont supprimés lors de sa rupture.

Sauvegardes. Les sauvegardes sont supprimées après 30 jours ; techniquement, une copie peut exister jusqu'à 40 jours (tampon de restauration chez le fournisseur cloud et copie hors ligne mensuelle). Des données effacées peuvent donc encore figurer dans une sauvegarde chiffrée pendant 40 jours au maximum. Nous n'utilisons les sauvegardes que pour restaurer le service après une panne ou un incident. Pour chaque effacement, nous conservons une ligne ne contenant qu'un code et la date, sans votre nom ni vos coordonnées ; après une restauration, nous appliquons à nouveau ces effacements avant que l'application ne soit remise en service.

8. Vos droits

Le RGPD vous confère les droits suivants :

Droit d'accès (art. 15) — vous pouvez demander une copie de votre dossier, y compris les projets de notes d'honoraires préparés à votre sujet.
Droit de rectification (art. 16) — vous pouvez faire corriger des données inexactes.
Droit à l'effacement (art. 17) — dans les limites de l'obligation légale de conservation.
Droit à la limitation (art. 18) — vous pouvez demander une limitation temporaire du traitement.
Droit à la portabilité (art. 20) — vous pouvez demander une copie lisible par machine.
Droit d'opposition (art. 21) — vous pouvez vous opposer à certains traitements.
Droit de retirer votre consentement (art. 7.3) — pour les traitements qui reposent sur votre consentement : les liaisons avec votre agenda ou vos contacts, la dictée vocale, le retour d'information à votre médecin généraliste, et la conservation des questionnaires, notes de journal et exercices que vous transmettez vous-même. Le retrait est sans effet sur les traitements antérieurs. Votre dossier lui-même repose sur la relation de soins (§4) et non sur le consentement ; il ne peut donc pas être arrêté sur cette base. Vos droits d'accès, de rectification, de limitation et d'opposition restent pleinement d'application.

Les clients peuvent introduire une demande par voie numérique via le portail client. Vous pouvez également l'adresser par e-mail à votre propre cabinet, qui statue sur votre demande en tant que responsable du traitement ; ses coordonnées figurent dans votre portail (voir §1). Votre cabinet répond dans les meilleurs délais : dans les 15 jours pour la consultation de votre dossier et dans les 30 jours pour les autres demandes. Le délai légal maximal est d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demandes complexes ou nombreuses (art. 12.3 RGPD) ; nous vous informons d'une telle prolongation.

9. Sécurité

Mindcare applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées, contrôle d'accès par cabinet et par rôle, cloisonnement strict entre cabinets et journalisation des opérations sensibles. Au sein de votre propre cabinet, votre dossier est consultable par les thérapeutes de ce cabinet — sur la base du secret professionnel partagé, pour le remplacement et la continuité des soins — et donc pas uniquement par votre propre thérapeute ; chaque consultation de données sensibles est journalisée.

Qui a accès chez le gestionnaire. Chez le gestionnaire de Mindcare, seul Jeroen Prossé a un accès technique aux données ; il n'y a pas de personnel. Il n'utilise cet accès que pour la maintenance technique, la résolution d'un incident ou à la demande expresse de votre cabinet, est tenu au secret et tient un journal de chaque accès.

Signaler un problème de sécurité. Vous pensez avoir découvert une vulnérabilité dans Mindcare (mindcare-v2.web.app, portail client compris) ? Signalez-la par e-mail à jeroen@jeroenprosse.com en indiquant « SECURITY » dans l'objet, et mentionnez la page ou l'URL concernée, les étapes permettant de reproduire le problème et ce que vous vous attendiez à voir. Nous nous efforçons de vous envoyer un accusé de réception dans les cinq jours ouvrables et de vous faire savoir dans les dix jours ouvrables si nous considérons le signalement comme valable. Il n'existe pas de programme de récompense et nous ne travaillons pas avec des signalements chiffrés (PGP).

Nous vous demandons également ceci : arrêtez dès que vous voyez des données qui ne sont pas les vôtres — ne les consultez pas davantage, ne les conservez pas et ne les partagez pas, et décrivez uniquement ce que vous avez vu. Mindcare traite des données de santé ; un seul dossier consulté constitue en soi une violation de données. Testez sur votre propre compte, n'utilisez pas de données réelles de clients et n'effectuez pas de tests de surcharge. Ne publiez pas une constatation dans les 90 jours suivant votre signalement sans concertation préalable. Quiconque respecte ces règles n'a aucune poursuite judiciaire à craindre de notre part.

10. Cookies et stockage sur votre appareil

Mindcare ne place lui-même aucun cookie : pas de cookies d'analyse, de marketing ou de publicité, et pas de traceurs. Ce que Mindcare conserve bien sur votre appareil est strictement nécessaire au fonctionnement de l'application :

Connexion — dans l'application des thérapeutes, un thérapeute reste connecté tant que la fenêtre du navigateur est ouverte ; dans l'application mobile, il ou elle reste connecté jusqu'à sa déconnexion.
Cache de travail de l'application des thérapeutes — pour travailler de manière fluide, l'application des thérapeutes conserve une copie des données de dossier avec lesquelles le thérapeute travaille, notes de séance comprises, dans le stockage du navigateur de l'appareil. Cette copie est effacée à la déconnexion et lors de la déconnexion automatique. Fermer seulement la fenêtre la laisse en place : déconnectez-vous donc d'abord, surtout sur un appareil partagé.
Préférences — langue, thème et choix d'affichage.
Brouillons des thérapeutes — une note qui n'a pas encore été enregistrée reste sous forme de brouillon dans le stockage du navigateur de cet appareil. La déconnexion efface tous les brouillons. Ce qui est saisi dans une fiche d'exercice n'est conservé que tant que cette fenêtre reste ouverte.
Portail client — les réponses et envois que vous n'avez pas encore transmis sont conservés temporairement sur votre appareil, liés à votre lien personnel. Ils sont effacés après 48 heures, et immédiatement dès qu'un autre lien de portail est ouvert sur le même appareil. Votre appareil garde aussi trace des messages que vous avez déjà lus. Si vous utilisez un appareil partagé, effacez les données du navigateur après usage.
Sécurité — un compteur des tentatives de connexion échouées, lié à une partie de l'adresse e-mail (après cinq tentatives en 15 minutes, l'adresse est bloquée pendant 30 minutes), et un marqueur temporaire pour la vérification en deux étapes, qui disparaît à la fermeture de la fenêtre du navigateur.
Cache hors ligne — le service worker conserve la mise en page et le code de l'application, pour qu'elle se charge plus vite. Il ne contient aucune donnée de dossier.

Services tiers. Sur les formulaires d'inscription publics, votre navigateur charge hCaptcha ; dans le portail client, sur la page de mot de passe et dans l'application mobile, Firebase App Check charge Google reCAPTCHA. Tous deux servent uniquement à prévenir les abus par des programmes automatisés et peuvent, à cette fin, utiliser des cookies ou du stockage sur leur propre domaine (voir §6). Mindcare ne les lit pas.

Vous pouvez toujours effacer vous-même le stockage du navigateur via les paramètres de votre navigateur. Vous devrez alors vous reconnecter, et ce qui n'avait pas encore été transmis ou enregistré sera perdu.

11. Violations de données

Votre cabinet notifie une violation de données à caractère personnel à l'Autorité de protection des données sans retard injustifié et, si possible, au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, à moins qu'il soit improbable que cette violation présente un risque pour vos droits et libertés (art. 33 RGPD). Si nous constatons une violation en tant que gestionnaire de l'application, nous en informons votre cabinet sans retard injustifié, au plus tard dans les 48 heures après en avoir pris connaissance (art. 33.2 RGPD). Si la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, elle vous est également communiquée directement, dans les meilleurs délais (art. 34 RGPD). Un registre interne est tenu pour chaque violation.

12. Réclamations et autorité de contrôle

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont vos données sont traitées, prenez d'abord contact avec votre propre cabinet, ou avec nous s'il s'agit de l'application elle-même. Si cela ne permet pas de résoudre la question, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. +32 (0)2 274 48 00
E-mail : contact@apd-gba.be

13. Modifications

Nous pouvons actualiser la présente politique de confidentialité. La date indiquée en haut de page indique la dernière modification.

Privacy policy

Last updated: 15 October 2026

1. Data controller

Mindcare is practice software used by healthcare practices. For the personal data about you that is processed through Mindcare, the practice where you are in treatment is the data controller. Address your privacy questions to that practice in the first instance.

The name, address and contact address of your own practice can be found at the bottom of your client portal, and in your practice's own privacy statement which you can open there. That statement describes the processing carried out by your practice; the page you are reading now describes the application itself.

Why those details are not shown here: this page is public and shared by every practice, so it cannot know which practice you are in treatment with. We therefore show practice details only where the practice is known — in your own client portal. That way a wrong practice is never displayed to you, and practices' contact details are not retrievable by just anyone.

Mindcare is developed, hosted and operated by:

Jeroen Prossé (natural person, sole proprietorship)
Address: Rode Kruisstraat 7, 2430 Laakdal, Belgium
Company number: BE 0663.583.829
Contact regarding the application: jeroen@jeroenprosse.com — reply within 2 working days, no 24/7 service
Data protection officer: the appointment of a DPO is under legal review — in the meantime, questions about the application go through the contact above.

We develop and host Mindcare and process the data in your record solely on the instructions of your practice: we determine neither the purposes nor the means of the processing, we do not take note of the content of records except where strictly necessary for technical maintenance, resolving an incident or at the express request of your practice (see §9), we do not sell any data and we do not use it for advertising. Within Mindcare, practices are strictly separated from one another (see §9).

2. Who uses Mindcare

Mindcare is a closed application for healthcare practices and their practitioners. Clients only have access to a personal, protected client portal of their own practice. The application itself is not a public service and is not intended for use by people outside the practice; a practice's registration forms, however, are publicly accessible, so that you can register without an account.

3. What personal data we process

Identification data and contact details of clients (name, contact details, registration data).
Appointment and calendar data.
Care-related data (session notes, questionnaires, record data) — special categories within the meaning of art. 9 GDPR, processed on the basis of the care context.
Account data of practitioners.
Internal messages between staff (team chat and private messages); retention period 365 days; not part of the client file.
Optionally, after explicit linking: data from the practitioner's Google account (see §5).
When you fill in a public registration form: the data you enter yourself, plus the technical data processed by the captcha check (see §6).
Technical error reports: if the application or the client portal crashes in your browser, we keep an error report in order to fix the problem. It contains the error description, the browser type, the page without query parameters and, if someone is signed in, the account and the practice. It is erased after 30 days.

4. Purposes and legal basis

We process this data to manage the care relationship: appointment management, record keeping, communication with clients and administrative follow-up. Specifically, we rely on the following legal bases:

Performance of the treatment agreement (art. 6.1.b GDPR) — in order to provide you with psychological care.
Legal obligation (art. 6.1.c GDPR) — keeping and retaining a patient record and the administrative obligations that come with it.
Provision of care under professional secrecy (art. 9.2.h GDPR) — for processing your health data in your record. Your consent is not required for this, and you cannot withdraw this legal basis; your other rights continue to apply (see §8).
Explicit consent (art. 9.2.a GDPR) — for links and disclosures you approve separately: the link with your calendar or contacts, voice dictation, feedback to your general practitioner, and the storage of the questionnaires, diary entries and exercises you submit yourself. You can withdraw this consent at any time.
Vital interests (art. 9.2.c GDPR) — in crisis situations where your safety or that of others is at risk.

5. Use of Google user data

A practitioner may voluntarily choose to link his or her own Google account to Mindcare. This link is optional, per practitioner, and only becomes active after the practitioner explicitly grants permission in the Google consent screen. Mindcare requests only the following Google permissions (scopes):

Google permission (scope)	What we use it for
`.../auth/calendar.events` Google Calendar events	Appointments created, changed or cancelled in Mindcare are created/updated/deleted in the practitioner's own Google Calendar. We do not modify or delete any other calendar entries. If the practitioner starts a resynchronisation themselves, we read the calendar entries in the chosen time window once (by default 60 days back and 400 days forward) in order to recognise duplicates; we store nothing from them and only touch entries that Mindcare created itself. What a calendar entry contains: the date, start and end time, duration, session type, location, status, and the client — by default as initials, or, if the practice or the practitioner chooses, as the neutral label “Cliëntsessie” or with the full name. For an online appointment (or if the practitioner enables it for all their appointments), Google adds a Meet link; if a therapy animal takes part in the session, the animal's name is included as well. No email address, phone number, record data or notes are sent, and the client is not added as a guest. A hidden properties field of the entry does hold two internal Mindcare identifiers: the appointment number and the practitioner number, never a client name. If the practitioner picks a calendar that is shared with others, those people see the entries according to that calendar's sharing settings.
`.../auth/contacts` Google Contacts	When the practitioner chooses to, a client contact (first name, surname and mobile number; no email address, postal address or record data) is created or updated in the practitioner's own Google Contacts.
`.../auth/calendar.calendarlist.readonly` List of Google calendars (read-only)	We only read the list of calendars available to the practitioner, so that he or she can choose which calendar the Mindcare appointments are synchronised to. This permission does not let us read any content; we only read content in the way described above for the calendar permission.

Storage

Mindcare stores a secured Google refresh token belonging to the practitioner in order to carry out the synchronisation on the practitioner's behalf. This token is stored encrypted and is linked exclusively to the account of the practitioner concerned. We do not keep a copy of the full Google Calendar or the full Google address book.

Sharing

We do not sell Google user data and do not use it for advertising. We do not transfer Google user data to third parties, except insofar as strictly necessary to provide the service (our hosting sub-processor Google Cloud/Firebase), to comply with the law, or to safeguard security.

Revoking and deleting

The practitioner can break the link at any time in the Mindcare settings or via the Google account page (Apps with access to your account). When the link is broken, the stored token is invalidated and deleted; nothing further is done with the Google account afterwards.

Limited Use disclosure

Mindcare's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data is used solely for the user-facing features described above.

6. Processors and transfers outside the European Union

For the operation of Mindcare we engage the following processors. The Google connection at the bottom of the list is not a processor but a recipient: your practitioner activates it themselves, under the responsibility of the practice.

Google Cloud / Firebase — database, hosting, authentication and file storage. Mindcare's server components run in the Google Cloud region europe-west1.
hCaptcha (Intuition Machines, Inc., United States) — checks on our public registration forms whether a request is submitted by a person and not by a computer program. Your IP address is processed for this: your browser loads the hCaptcha script directly from hCaptcha, and our server passes on your IP address when it has your answer verified. According to its own privacy policy, hCaptcha also processes interaction data such as mouse movements, scroll position, keypress events and touch events.
Google reCAPTCHA (via Firebase App Check) — monitors the client portal, the password page and the mobile app for automated abuse (see §10).
Email delivery — outgoing email is sent via your practitioner's email provider. By default this is one.com; a practitioner can also configure Gmail, Outlook, Yahoo or their own mail server. If your practitioner chooses a provider outside the EU, the content of that email leaves the EU.
Mindcare's own system emails — messages that Mindcare itself sends to practices (for example security alerts) are sent via one.com, within the EU.
Google Calendar, Google Contacts and Google Meet — only when your practitioner activates the Google link (see §5). If your appointment is held online, the conversation itself runs via Google Meet.
The browser's speech service — only when your practitioner dictates a session note instead of typing it (voice dictation, see §4). Your practitioner's browser then sends the audio to the speech recognition service of that browser's maker (in Google Chrome, that is Google), i.e. outside Mindcare, and puts the transcribed text into the note. Like the Google link, your practitioner switches this on themselves, under the responsibility of the practice.

Your record itself is held on servers within the European Union. For the supporting services listed above, data may be processed outside the European Economic Area, in particular in the United States. Google and Intuition Machines (hCaptcha) state that they rely for that transfer on the EU-U.S. Data Privacy Framework, for which the European Commission adopted an adequacy decision (art. 45 GDPR), and in addition on the European Commission's standard contractual clauses (art. 46.2.c GDPR). That list lets you check their current certification.

7. Retention periods

We retain care-related record data for 30 years after the last session. Art. 35 of the Belgian Act of 22 April 2019 on the quality of healthcare practice requires the patient record to be kept for a minimum of 30 years and a maximum of 50 years from the last patient contact; we apply the statutory minimum. Once that period expires, your record is reviewed and destroyed; this does not happen automatically on the day itself. If you ask for deletion in the meantime, we erase whatever we are not legally required to keep.

Google link tokens are retained for as long as the link is active and are deleted when it is broken.

Backups. Backups are deleted after 30 days; technically a copy may exist for up to 40 days (recovery buffer at the cloud provider and the monthly offline copy). Erased data may therefore remain in an encrypted backup for up to 40 days. We use backups only to restore the service after an outage or incident. For every erasure we keep a record containing only a code and the date, without your name or contact details; after a restore we apply those erasures again before the application is put back into use.

8. Your rights

Under the GDPR you have the following rights:

Right of access (art. 15) — you can request a copy of your record, including draft fee notes prepared about you.
Right to rectification (art. 16) — you can have inaccurate data corrected.
Right to erasure (art. 17) — within the limits of the statutory retention obligation.
Right to restriction (art. 18) — you can ask for processing to be restricted temporarily.
Right to data portability (art. 20) — you can request a machine-readable copy.
Right to object (art. 21) — you can object to certain processing operations.
Right to withdraw your consent (art. 7.3) — for processing that is based on your consent: the links with your calendar or contacts, voice dictation, feedback to your general practitioner, and the storage of the questionnaires, diary entries and exercises you submit yourself. Withdrawal does not affect processing carried out before your withdrawal. Your record itself is based on the care relationship (§4) and not on consent, so it cannot be stopped on that ground. Your rights of access, rectification, restriction and objection continue to apply in full.

Clients can submit a request digitally via the client portal. You can also address it by email to your own practice, which decides on your request as the data controller; its contact details are in your portal (see §1). Your practice responds as quickly as possible: within 15 days for access to your record and within 30 days for other requests. The statutory maximum is one month, which may be extended by two months for complex or numerous requests (art. 12.3 GDPR); we will inform you of any such extension.

9. Security

Mindcare applies appropriate technical and organisational measures: encrypted connections, access control per practice and per role, strict separation between practices and logging of sensitive operations. Within your own practice, your record can be consulted by the practitioners of that practice — on the basis of shared professional secrecy, for cover and continuity of care — and therefore not only by your own practitioner; every consultation of sensitive data is logged.

Who has access at the operator. At the operator of Mindcare, only Jeroen Prossé has technical access to the data; there are no staff. He uses that access only for technical maintenance, resolving an incident or at the express request of your practice, is bound by confidentiality and keeps a log of every access.

Reporting a security issue. Do you think you have found a vulnerability in Mindcare (mindcare-v2.web.app, including the client portal)? Report it by email to jeroen@jeroenprosse.com with "SECURITY" in the subject line, and state the page or URL involved, the steps to reproduce the problem and what you expected to see. We aim to send you an acknowledgement of receipt within five working days and to let you know within ten working days whether we consider the report valid. There is no bounty programme and we do not work with encrypted reports (PGP).

We also ask the following: stop as soon as you see data that is not yours — do not look at it any further, do not store or share it, and describe only what you saw. Mindcare processes health data; a single record retrieved is in itself a data breach. Test on your own account, do not use real client data and do not carry out overload tests. Do not publish a finding within 90 days of your report without prior consultation. Anyone who follows these rules has no legal action to fear from us.

10. Cookies and storage on your device

Mindcare does not set any cookies itself: no analytics, marketing or advertising cookies, and no trackers. What Mindcare does keep on your device is strictly necessary for the application to work:

Sign-in — in the practitioners' app a practitioner stays signed in as long as the browser window is open; in the mobile app they stay signed in until they sign out.
Working cache of the practitioners' app — to work smoothly, the practitioners' app keeps a copy of the record data the practitioner works with, session notes included, in the browser storage of the device. That copy is erased on sign-out and on automatic sign-out. Closing only the window leaves it in place: so sign out first, especially on a shared device.
Preferences — language, theme and display choices.
Practitioners' drafts — a note that has not yet been saved stays as a draft in the browser storage of that device. Signing out erases all drafts. What someone types into an exercise worksheet is kept only while that window is open.
Client portal — answers and submissions you have not yet sent are kept temporarily on your device, linked to your personal link. They are erased after 48 hours, and immediately when another portal link is opened on the same device. Your device also keeps track of which messages you have already read. If you use a shared device, clear the browser data after use.
Security — a counter of failed sign-in attempts, linked to part of the email address (after five attempts within 15 minutes the address is locked for 30 minutes), and a temporary marker for two-step verification, which disappears when you close the browser window.
Offline cache — the service worker keeps the layout and program code of the application, so that it loads faster. It contains no record data.

Third-party services. On the public registration forms your browser loads hCaptcha; in the client portal, on the password page and in the mobile app, Firebase App Check loads Google reCAPTCHA. Both serve only to prevent abuse by automated programs and may use cookies or storage on their own domain for that purpose (see §6). Mindcare does not read them.

You can always clear the browser storage yourself via your browser settings. You will then have to sign in again, and anything not yet sent or saved will be lost.

11. Data breaches

Your practice notifies a personal data breach to the Data Protection Authority without undue delay and, where feasible, no later than 72 hours after becoming aware of it, unless the breach is unlikely to result in a risk to your rights and freedoms (art. 33 GDPR). If we establish a breach as the operator of the application, we inform your practice without undue delay, and no later than 48 hours after becoming aware of it (art. 33.2 GDPR). Where the breach is likely to result in a high risk to your rights and freedoms, it is also communicated to you directly, without undue delay (art. 34 GDPR). An internal register is kept of every breach.

12. Complaints and supervisory authority

If you are not satisfied with the way your data is handled, please contact your own practice first, or us if the matter concerns the application itself. If that does not resolve the matter, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority:

Data Protection Authority
Drukpersstraat 35, 1000 Brussels
Tel. +32 (0)2 274 48 00
Email: contact@apd-gba.be

13. Changes

We may update this privacy policy. The date at the top indicates the most recent change.